Распорядок дня руководителя

Планирование и организация рабочего дня руководителя

Менеджер компании должен не только управлять коллективом, но и на собственном примере показывать, как нужно грамотно распоряжаться личным и рабочим временем. Поговорим о том, что представляет собой тайм-менеджмент, и о том, какие правила помогут управленцу сформировать эффективный распорядок дня.

Что такое тайм-менеджмент и почему он необходим руководителю

Желание стать продуктивнее было свойственно человечеству на протяжении всего существования, но понятие «тайм-менеджмент» появилось только в XX веке. В 1959 году американский бизнес-консультант Джеймс Маккей написал книгу «The Management of Time» («Управление временем»). Термин прижился в деловом сообществе, а тайм-менеджмент даже был выделен в отдельную дисциплину.

На плечи управленца ежедневно ложится огромное количество задач, каждая из которых требует активного участия и пристального внимания. Неправильно расставленные приоритеты и неумение планировать время снижают продуктивность и постепенно приводят к выгоранию. Тайм-менеджмент помогает грамотно распорядиться своими ресурсами и свести эти риски к минимуму.

Эффективное планирование рабочего дня руководителя позволяет:

• выделять важные задачи и избавляться от второстепенных;
• находить баланс между работой и отдыхом;
• научиться избегать отвлекающих факторов;
• выбирать оптимальные способы достижения целей;
• снизить стресс из-за незавершенных дел.

Использование техник тайм-менеджмента развивает пунктуальность и дисциплинированность – эти качества помогают руководителю оптимизировать личное расписание и выполнять все поставленные задачи в срок.

Как правильно планировать рабочее время руководителю

Организация рабочего дня руководителя – вопрос не одного дня: чтобы научиться распределять ресурсы, понадобятся недели и даже месяцы. Расскажем об общих принципах, которые могут помочь управленцу повысить свою эффективность.

Вставайте в одно и то же время

Регулярный подъем по будильнику – залог бодрости и хорошего самочувствия. Придерживаясь четкого распорядка дня, после пробуждения вы будете чувствовать себя отдохнувшим и ощущать прилив сил.

Планируйте действия

План рабочего дня руководителя помогает грамотно чередовать периоды активности, соблюдать баланс и избегать перегрузок. Чтобы список дел не остался на бумаге, а стал ориентиром в работе, воспользуйтесь простыми советами:

• Фиксируйте все задачи и цели: лучше, когда они находятся не у вас в голове, а в поле зрения.
• Делите большие задачи на несколько последовательных действий.
• Возьмите за привычку планировать следующий день накануне вечером.

Четко формулируйте цели

Избежать размытых формулировок при планировании поможет методика SMART. Согласно этой технике любая цель должна быть измеримой, конкретной, реальной и актуальной, а также иметь дедлайны.

Группируйте задачи

Сортировать дела можно по степени сложности или приоритетности. Например, дела, которые ограничены сроками, стоит выполнить в первую очередь, а «гибкие» – отложить.

Используйте принцип Парето

Помните, что 20% дел дают 80% результата. Определите, какие из них важнее, и сосредоточьтесь на главном. Несрочные мероприятия отложите на часы, когда ваша продуктивность и мотивация близка к минимуму.

Обозначайте сроки

Отведите на выполнение задачи определенный промежуток времени: четкий план мотивирует и помогает избежать прокрастинации. При составлении графика предусмотрите небольшой временной запас, чтобы при возникновении авральной ситуации все равно уложиться в дедлайн. Не стоит распределять день полностью: оставьте 30% времени на различные форс-мажоры, чтобы не чувствовать себя роботом и защититься от перегрузки.

Доводите дело до конца

Постоянное переключение с одной задачи на другую ухудшает концентрацию внимания и приводит к существенным потерям времени. Старайтесь не отвлекаться на входящие сообщения или телефонные звонки, пока не завершите начатое дело.

Заполняйте паузы важными делами

Поездки в транспорте, ожидание, перерывы между совещаниями – эти вынужденные паузы можно заполнить прослушиванием аудиокниг, просмотром обучающих вебинаров, фиксацией мыслей или другими делами, для которых не нужно стационарное рабочее место.

Содержите рабочее место в порядке

Беспорядок и мусор на столе мешают сосредоточиться и отвлекают от цели. Возьмите за привычку класть вещи на место после использования и заведите органайзеры, чтобы не тратить драгоценное время на поиск письменных принадлежностей.

Совершенствуйте навыки тайм-менеджмента

Чтобы улучшать навыки управления собственным временем, больше общайтесь с коллегами, посещайте курсы повышения квалификации и различные тренинги.

Проводите свободное время с пользой

Просмотр телевизора или листание новостной ленты в смартфоне – не лучший вариант отдыха от работы. Чтобы восстановить силы, изучайте иностранные языки, больше гуляйте, читайте книги, путешествуйте и встречайтесь с друзьями.

Ведите здоровый образ жизни

Регулярные занятия бегом, плаванием или другими видами спорта положительно отражаются на самочувствии менеджера и повышают его продуктивность.

Подводите итоги дня

В конце работы сравните результаты с намеченным графиком – так вы выявите ошибки планирования и поймете, какие методы оказались самыми результативными. Возможно, что дела, которые вы планировали и не успели выполнить, завтра будут уже не актуальны.

Отдельно стоит упомянуть ошибки, которые может совершать управленец в попытке повысить свою эффективность. К таким промахам относятся:

• Переоценка собственных сил. Стремление работать на износ и делать несколько дел одновременно нередко приводит к выгоранию, форс-мажорам и срывам сроков.
• Неумение делегировать полномочия. Привычка контролировать каждое действие персонала вредит, в первую очередь, именно менеджеру. Необходимо строить доверительные отношения с подчиненными и передавать им часть обязанностей, чтобы освободить время для приоритетных дел.
• Отсутствие контакта с коллективом. Нередко сотрудники беспокоят управленца по пустякам или, наоборот, опасаются обратиться с вопросом. Достаточно включить в распорядок дня руководителя приемные часы – так все подчиненные будут знать, когда можно побеседовать с руководством и получить обратную связь.

Методы планирования времени

Есть множество техник, которые помогают упорядочить рабочий день руководителя – некоторые из них имеют общие принципы, а некоторые противоречат друг другу. Разберем самые популярные – метод «Альпы», матрицу Эйзенхауэра и ABC-анализ.

Метод «Альпы»

Техника ALPEN помогает распланировать день всего за несколько минут. Это немецкая аббревиатура, каждая буква в которой означает определенное действие:

• A – задачи (дела и встречи). Перечислите на листе все, что собираетесь сделать на следующий день – здесь будут совещания, рутина и новые действия.
• L – продолжительность. Возле каждого пункта напишите, сколько времени займет мероприятие. Даже если предварительная оценка будет неверной, вы будете подсознательно придерживаться обозначенных сроков, а со временем научитесь делать более точные прогнозы.
• P – резерв. Без внезапно возникших дел не обходится ни один день. Планируйте только 60-70% дня, а оставшуюся часть зарезервируйте для разных форс-мажоров.
• E – расстановка приоритетов. Выберите из перечня пункты, которые требует личного участия, а остальное делегируйте подчиненным. Распределите дела по степени важности и срочности.
• N – контроль. Перенесите распорядок дня в планер и в конце дня оцените, насколько точными были ваши прогнозы.

Матрица Эйзенхауэра

Правильно расставлять приоритеты и не отвлекаться на бесполезные дела поможет метод Дуайта Эйзенхауэра – одного из самых продуктивных американских президентов. Эта техника тайм-менеджмента предполагает, что все задачи управленца можно условно поделить на 4 группы:

• Важные и срочные. Дела из этого квадранта требуют быстрого реагирования, у них есть четкие дедлайны и они должны выполняться менеджером самостоятельно.
• Важные, но несрочные. В этот пул входят стратегические задачи, которые могут не иметь конечного срока, но также предполагают личное участие управленца. Если затягивать их выполнение, со временем они переместятся в первую категорию.
• Срочные и неважные. В этой категории – различные отвлекающие факторы, например, ответы на письма или телефонные звонки. Делегирование поможет сосредоточиться на более серьезных делах и выкроить дополнительное время.
• Несрочные и неважные. Такие действия можно смело вычеркивать из списка еще на этапе планирования дня: они не приносят пользы и мешают достижению ключевых целей. В числе таких «убийц времени» – пролистывание ленты в соцсетях, личные звонки и встречи.

Планирование и организация рабочего дня руководителя с помощью матрицы Эйзенхауэра выглядит следующим образом:

Важно и срочно	Важно и не срочно
1. 2. 3.	1. 2. 3.
Срочно и не важно	Не срочно и не важно
1. 2. 3.	1. 2. 3.

Распределяя задачи по ячейкам, помните о том, что самыми значимыми являются важные и несрочные дела. Это бизнес-цели, которые в конечном итоге влияют на успех компании. Количество пунктов в каждом квадранте должно быть не более 8, иначе вам будет сложно сосредоточиться на главном. Используйте разные списки для работы и личной жизни и правильно расставляйте приоритеты.

ABC-анализ

В основе этого метода лежит принцип Парето, который гласит, что 20% усилий обеспечивают 80% результата. Все задачи делятся на три группы исходя из степени их значимости:

• A – приоритетные дела. Это наиболее ценные для компании мероприятия, их доля в общем количестве составляет около 15%, а вклад в достижение стратегических целей – приблизительно 65%. Их решением занимается непосредственно управленец.
• B – важные дела. Их польза и доля в общем перечне приближается к 20%, при этом часть действий можно перепоручить заместителям или рядовым сотрудникам.
• C – несрочные и неважные дела. Остальные 15% относятся к малозначимым, они подлежат обязательному делегированию.

 

Пример плана рабочего дня

Чтобы спланировать день, управленец может использовать один из вышеописанных методов или выбрать другую технику тайм-менеджмента. Разберем, как может выглядеть распорядок дня руководителя отдела продаж, разработанный с использованием матрицы Эйзенхауэра.

Сектор A	Сектор B
09.00 – 09.30. Планерка. 09.40 -10.30.  Разбор электронной почты, подготовка ответов. 12.00 – 13.00. Деловой обед с партнерами.	10.30 – 11.10. Просмотр записи вебинара по тайм-менеджменту. 11.20 – 11.50. Мастер-класс по техникам продаж для новых сотрудников. 13.10 — 14.00. Осмотр нового помещения для офиса.
Сектор C	Сектор D
14.00 – 14.10. Созвон с представителем рекламного агентства. 14.20 – 15.00. Заказ билетов в командировку. 15.00 – 16.00. Выбор нового кондиционера.	Просмотр лент в социальных сетях. Звонок однокласснику. Наведение порядка в заметках.

Выполненные дела можно помечать маркером определенного цвета или вычеркивать из списка. Для составления плана используют специальные приложения для смартфона, календари или обычные блокноты-органайзеры.

Планирование дня – навык, который приходит с опытом. Чтобы грамотно сформировать расписание, важно знать основные правила и популярные техники управления временем. Такие старания окупятся довольно быстро и обязательно принесут дивиденды в виде роста эффективности всего коллектива компании и улучшения показателей.

Умение эффективно распоряжаться временем необходимо не только менеджеру, но и любому специалисту компании. Автоматизация рутинных рекрутинговых процессов – лучший способ решить часть задач, не тратя ценное время HR-специалиста. Оцените возможности Jobers: используя сервис массовой публикации вакансий, вы сможете сосредоточиться на приоритетах и избежать выгорания.