Аудит управления персоналом

Кадровый аудит управления персоналом в организации

Регулярный анализ финансово-экономической и хозяйственной деятельности предприятий независимыми специалистами давно считается нормой. Однако у компаний возникают и другие важные вопросы, связанные с их деятельностью, например, актуальность кадровой политики и соответствие внутренних документов законодательным нормам. Объясняем, что представляет собой аудит системы управления персоналом, и как он может способствовать развитию бизнеса.

Что такое кадровый аудит

Термин «аудит» имеет латинское происхождение, в переводе audieus означает «выслушивать» и означает анализ отчетности, связанной с той или иной сферой деятельности предприятия. Аудитом персонала называют независимую диагностику кадровой политики и изучение документов на предмет их соответствия требованиям актуального трудового законодательства Российской Федерации.

Объектами изучения во время диагностики становятся:

• соответствие численности штата текущим и будущим потребностям организации;
• оборот кадров и количество вакантных мест;
• процесс подбора кадров: источники поиска, предъявляемые к претендентам требования, процедура найма;
• аттестация специалистов: регулярность проведения, эффективность действующих правил;
• имеющиеся программы обучения сотрудников;
• инструменты материальной и нематериальной мотивации;
• корпоративная культура, психологическая обстановка в команде;
• наличие кадрового резерва и его эффективность;
• образование и профессиональные качества специалистов.

Поводов для диагностики может быть множество. Например, необходимость проведения процедуры с определенной частотой может быть оговорена законом, закреплена внутренним актом либо являться принципиальным условием для получения банковского кредита. Если такое исследование предусмотрено законодательством, оно считается обязательным, а если причина кроется в личном желании руководства, то инициативным.

Виды кадрового аудита

Аудиторские проверки можно классифицировать разными способами.

По связи аудитора с компанией

Внутренние проверки организации проводят своими силами. Обычно такой способ выбирают компании с небольшим штатом сотрудников и скромными объемами документации. Как правило, эту ответственную задачу поручают работнику, который хорошо знает трудовое законодательство и основы кадрового делопроизводства – например, юристу или HR-менеджеру. В комиссию также целесообразно включить бухгалтеров и психологов.

Внутренний кадровый аудит управления персоналом, в свою очередь, может быть стратегическим, управленческим или тактическим. В первом случае текущее положение дел оценивает высшее руководство компании, во втором – руководители структурных подразделений. Тактические мероприятия поручают HR-службе.

Недостаток внутреннего способа заключается в том, что сотрудникам компании сложно совмещать свои прямые обязанности с исследованием, поэтому на это мероприятие зачастую требуется много времени. Кроме того, на проверяющих экспертов могут оказывать влияние их коллеги, в результате чего результат становится необъективным, а в коллективе возникают конфликты.

В случае с внешней диагностикой привлекаются консалтинговые организации или индивидуальные аудиторы. Большой опыт сторонних специалистов позволяет им объективно оценить ситуацию и оперативно выявить возможные нарушения. Внешний и внутренний способы могут дополнять друг друга: например, результаты самостоятельного анализа могут стать информационной основой для деятельности независимых экспертов.

По частоте проведения

Диагностика может быть плановой и проводиться по заранее подготовленному и утвержденному распорядку, или оперативной – организованной по отдельному распоряжению руководства. Периодический анализ организуют на регулярной основе, а первичный – единовременно.

По охвату

В зависимости от задач предприятие может провести полное или выборочное исследование направлений HR-деятельности. Полная диагностика предполагает анализ всего объема документов, имеющих отношение к работе с кадрами. В результате выявляются все возможные проблемы и недочеты.

Локализованный анализ – изучение определенных элементов, которые находятся в зоне риска. К таким «слабым местам» относятся:

• найм на работу иностранных граждан;
• оформление трудовых отношений с удаленными сотрудниками;
• получение согласия на обработку персональных данных;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• наличие документов, связанных с охраной труда.

Эффективность локализованной проверки может быть невысока. Это связано с тем, что изучение небольшой части документов не всегда позволяет выявить взаимосвязь между найденными ошибками и проблемами, с которыми столкнулось предприятие.

Цели и задачи кадрового аудита

Цель аудита управления персоналом – оценка и уменьшение вероятных рисков в HR-сфере, защита имиджа организации и предотвращение штрафов со стороны проверяющих инстанций.  Подобные диагностики помогут решить следующие задачи:

• определить соответствие кадровой политики компании ее стратегическим целям;
• оценить правильность исполнения трудового законодательства;
• проанализировать потенциал трудовых ресурсов;
• оценить эффективность работы HR-службы и возможности ее оптимизации;
• выявить препятствия для эффективной работы отдела кадров;
• повысить доверие подчиненных к руководству компании;
• укрепить трудовую дисциплину, не нарушая права работников.

Мероприятие также позволяет понять причины возникающих в команде конфликтов, выявить их инициатора и разработать сценарии разрешения споров.

Методы проведения аудита

В зависимости от того, на чем делается упор во время проверки, различают следующие методы:

Организационно-аналитические

В рамках этого метода аудиторы проверяют комплект документов за определенный период времени, изучают отчеты и финансовые итоги. Фокус в данном случае делают на приказах и других локальных нормативных актах. Предметом изучения становятся:

• должностные инструкции;
• результаты тестирований;
• отчеты о расходах на поиск и обучение сотрудников;
• финансовая отчетность;
• штатное расписание;
• инструкции по охране труда.

Социально-психологические

Данный метод предполагает изучение мотивов и настроения сотрудников путем наблюдения, анкетирования, а также группового или индивидуального собеседования. Тестирование позволяет определить, насколько эффективными оказываются решения, которые принимают руководители различного уровня, как хорошо работает система премирования и т.п.

Экономические

Для каждой сферы деятельности существуют определенные нормы выработки и оплаты труда. Используя экономические методы, аудитор сравнивает показатели организации со средними значениями по отрасли. Если эксперт выявляет существенную разницу, в отчет могут быть включены рекомендации пересмотреть условия работы подчиненных или повысить им заработную плату.

На практике используют не один из этих методов, а комбинацию.

Как проводится кадровый аудит

Анализ системы управления персоналом в организации состоит из нескольких ключевых этапов.

Определение задач и ответственных лиц

Первый шаг – подготовка к проверке: компания определяет цель анализа и список задач, которые он должен решить. Руководитель организации подписывает приказ, в котором обозначены сроки мероприятия и лица, ответственные за его проведение. Как правило, длительность зависит от вида деятельности предприятия и количества сотрудников, она может составлять от нескольких дней до нескольких месяцев.

Сбор информации

На этом этапе аудиторы приступают к изучению документации. К обязательным документам относятся:

• устав предприятия;
• штатное расписание;
• должностные инструкции;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• трудовые договоры;
• графики отпусков;
• табели учета рабочего времени;
• трудовые книжки и т.п.

Задача специалистов – понять, насколько структура штата предприятия соответствует ее реальным потребностям, актуальны ли данные в документах, и насколько правильно они оформлены.

Во время исследования эксперты оценивают то, как на предприятии реализованы аттестация, обучение, найм, адаптация и увольнение сотрудников. Изучение базовых HR-процессов помогает оценить, насколько эффективен действующий подход, и что в нем можно улучшить.

Во время проверки аудитор может выявить следующие нарушения:

• отсутствие важных условий в трудовых договорах;
• отсутствие в документах дат и подписей;
• неправильный учет рабочего времени;
• несоответствие численности персонала штатному расписанию;
• отсутствие обязательных документов.

Интерпретация данных

Используя методики обработки информации, аудиторы объединяют собранные данные в подходящий для изучения формат (таблицу, график, диаграмму, список и т.д.), сравнивают их с прежними показателями или статистикой конкурентов, а затем делают выводы.

Формирование отчета

По завершении проверки составляется итоговый аудиторский отчет, в котором описано текущее состояние дел в организации и сделаны общие выводы об эффективности работы с сотрудниками на предприятии. Экспертное заключение, как правило, содержит:

• информацию о датах и месте исследования;
• список проанализированных документов;
• ссылки на нормативные акты;
• перечень обнаруженных проблем;
• мнение о возможности внедрения инноваций;
• выводы о внутреннем климате в команде;
• причины возникновения негативных факторов;
• предложения по устранению ошибок.

Список этапов является приблизительным и может корректироваться исходя из специфики деятельности предприятия и текущих потребностей.

В каких случаях компании необходим аудит системы управления персоналом

Действующие законы не определяют правила и сроки проведения диагностики. Процедура может быть проведена в любой момент – например, когда нужно оценить потенциал сотрудников или эффективность организационной структуры. Обычно регулярность подобных событий определяется численностью штата и объемами документации. Однако есть ряд ситуаций, когда проверка принесет неоценимую пользу, например:

• смена HR-специалиста, который занимается ведением делопроизводства;
• смена руководства организации;
• подготовка к проверке организации внешними надзорными органами;
• появление или изменение нормативных актов, регламентирующих HR-сферу;
• передача документации на архивное хранение;
• изменение системы премирования или оплаты труда;
• массовое увольнение или другие случаи резкой динамики численности штата;
• слияние или разделение компаний.

Еще один случай, который может стать поводом для внеплановой проверки – жалобы персонала, например, при увольнении, предоставлении отпуска или начислении сверхурочных. Аудит управления персоналом в этом случае позволит выявить возможные ошибки HR-специалиста или, наоборот, подтвердить правомерность его действий.

Хотя разовые проверки могут существенно снизить риски начисления штрафов за нарушения законодательства, они не помогут в целом решить проблему с качеством управления персоналом на предприятии. Поэтому для того, чтобы такая диагностика приносила плоды в виде правильно оформленных документов и эффективной кадровой политики, она должна проводиться регулярно и не реже чем раз в полгода.