Автоматизация управления персоналом

Автоматизация процесса управления персоналом

Нужно ли автоматизировать процессы в области управления персоналом? Этот вопрос возникает у компаний, работающих в различных сферах. Разбираемся, нужно ли вам внедрять HRM-комплекс, как подобрать оптимальное программное решение, и как реализовать такой проект в вашей организации.

Что такое автоматизация управления персоналом

В течение дня сотрудникам кадровой службы приходится выполнять однообразную, механическую работу. Чтобы улучшить условия труда таких работников, придумано множество цифровых продуктов: они призваны упорядочить документооборот, контролировать выполнение задач и прогнозировать потребность в специалистах. При наличии HRM-комплекса любые рядовые операции выполняются быстрее, а расчеты становятся более точными.

HRM (Human Resource Management) переводят как «управление человеческими ресурсами». Это комплексное решение, которое имеет широкий функционал и помогает оптимизировать множество бизнес-процессов. Такие программные комплексы созданы для решения двух глобальных задач:

• учет операций, имеющих отношение к персоналу;
• снижение издержек, связанных с наймом и увольнением работников.

Польза от таких инноваций очевидна. Автоматизация HR-процессов позволяет собирать статистические данные, оперативно решать проблемы, и, наконец, принимать более взвешенные решения, опираясь на аналитику. У работодателя появляется возможность создать ценным сотрудникам условия для карьерного роста и повышения эффективности.

Что можно автоматизировать:

• найм: работу с откликами, поиск и отбор соискателей, взаимодействие с кандидатами до приема в штат и процесс адаптации;
• обучение: плановое повышение квалификации или управление переподготовкой;
• учет: регистрацию заявлений, выдачу справок, хранение личных дел в электронном виде, ведение табеля рабочего времени;
• расчет выплат: заработной платы, отпускных, больничных, командировочных, налогового вычета;
• оценку: составление графика аттестаций и выбор кандидатов на повышение в должности.

Расходы на поиск, найм и адаптацию нового работника могут составлять 1-1,5 его годовых оклада. Система автоматизированного рекрутинга Jobers позволяет расширить круг поисков и найти кандидатов, которые будут соответствовать заявленным требованиям.   Оставить заявку>>

Когда компаниям необходима автоматизация HR-процессов

По статистике более 50% рабочего дня HR-специалиста уходит на оформление документации и другие однотипные задачи. Автоматизация управления персоналом помогает сократить время на выполнение важных, но одинаковых операций, повысить продуктивность службы кадров и сформировать единое информационное пространство.

Что дает внедрение HRM-систем:

• повышение прозрачности HR-процессов на предприятии;
• увеличение производительности труда;
• систематизацию функций сотрудников службы кадров;
• снижение влияния «человеческого фактора»;
• защиту персональной информации;
• обеспечение взаимодействия в коллективе.

Как определить, нужен ли HRM-комплекс? Если в штате числится более тысячи человек, ответ однозначный – да. В компаниях с меньшей численностью производительность труда после автоматизации тоже возрастет, однако для того, чтобы результат стал очевидным, понадобится немного больше времени.

Отличить организацию, которой необходимо автоматизировать управление персоналом, можно по нескольким признакам:

• сфера деятельности – производство, продажи, обучение или управление проектами;
• большая штатная численность;
• многоступенчатая схема начисления зарплаты;
• потребность в квалифицированных кадрах;
• наличие разветвленной сети представительств;
• стремление идти в ногу со временем и использовать современные инструменты.

Чтобы внедрение изменений принесло ожидаемый эффект, выбранный комплекс должен соответствовать специфике и возможностям бизнеса. Например, дорогостоящее ПО, рассчитанное на крупные промышленные предприятия, не подойдет для небольшого кафе: большинство опций не будет использоваться, и деньги будут потрачены зря.

Основные виды систем автоматизации управления персоналом

Существующие программные решения делят на три категории. Системы первого уровня предназначены для автоматизированного расчета зарплаты. Такие альтернативы относятся к типовым, а их возможности сильно ограничены. Их нельзя настроить «под себя», а количество пользователей сведено к минимуму.

Системы второго уровня – более совершенные, они обладают необходимым набором функций для формирования успешной кадровой политики. Подобные решения адаптируются под запросы организации, их можно дополнять различными модулями.

HRM-продукты третьего уровня позволяют не только вести учет рабочего времени и начислять зарплату, но и решать более сложные задачи, например, создавать обучающие программы и формировать портреты идеальных кандидатов. Такие передовые программные комплексы могут работать самостоятельно или быть частью корпоративной системы автоматизации бизнес-процессов.

Классифицировать программные решения можно и в зависимости от набора функций. С этой точки зрения HRM-комплексы делятся на пять видов:

• расчетные: позволяют рассчитывать такие расходы, как зарплата и бонусы, а также учитывать взыскания;
• учетные: позволяют составлять штатное расписание, формировать отчетность, вести личные дела и заполнять табель;
• учетно-расчетные: сочетают возможности двух первых категорий;
• HRM-системы с ограниченным функционалом: к учетно-расчетным возможностям добавляются такие модули, как контроль мотивации, оценка и ротация кадров.
• полнофункциональные варианты. Они могут решать те же задачи, что и системы с неполной функциональностью, а также предусматривать формирование отчетов для контролирующих органов и сбор статистической информации.

Классифицировать HRM-комплексы можно и по ряду других особенностей.

Отечественная или зарубежная разработка

Удачные варианты предлагают как иностранные, так и российские разработчики. При выборе программного продукта нужно ориентироваться на его функционал и потребности конкретной организации. Предпочтение лучше отдать тем разработкам, владельцы которых постоянно развивают ПО и обеспечивают качественную техническую поддержку.

Стандартный продукт или индивидуальное решение

Созданное с нуля программное обеспечение способно удовлетворить все запросы предприятия. Однако комплексы, которые полностью учитывают специфику бизнеса, стоят намного дороже, чем типовые, кроме того, на их разработку необходим большой диапазон времени.

Прежде чем приступить к выбору оптимального продукта, руководству необходимо учесть ряд нюансов.

Целесообразность

Решение автоматизировать HR-рутину должно быть экономически обоснованным, иначе покупка программного комплекса приведет к неоправданным расходам.

Функциональные возможности

Перед выделением бюджета необходимо обозначить круг проблем, которые могут быть решены с помощью сервиса. Наличие четких целей поможет выбрать именно тот вариант, который будет обладать необходимыми функциями и повысит эффективность управления персоналом.

Бюджет

Если организация ограничена в финансовых ресурсах, возможно, стоит присмотреться к типовым решениям и выбрать только необходимые модули. Крупные организации могут позволить себе системы, адаптированные для конкретной сферы деятельности.

Гибкость

Даже если на данный момент в организации трудится несколько человек, в будущем штат может увеличиться в разы. Важно, чтобы функционал программного комплекса мог «расти» вместе с компанией. Если бизнес непрерывно расширяется, система должна совершенствоваться и усложняться вместе с ним.

Безопасность

Большое значение имеет безопасность: в базе организации будут содержаться большие объемы конфиденциальной корпоративной информации и личные данные работников. Наличие паролей для каждого сотрудника, разные уровни доступа и автоматическая блокировка аккаунта уволенного специалиста будут считаться несомненным плюсом.

На что еще стоит обратить внимание при выборе продукта:

• возможность переноса информации из старых сервисов;
• расчетные сроки окупаемости системы;
• репутация и опыт компании, которая будет заниматься интеграцией.

Перед покупкой сервиса важно заручиться поддержкой руководства и сотрудников, работу которых затронет автоматизация. В этом случае инициаторы новаций смогут избежать критики, а система будет работать в полную силу.

Этапы автоматизации HR-процессов

Внедрение HRM начинается задолго до приобретения системы. Алгоритм мероприятия может выглядеть следующим образом:

Постановка задач

Какие бизнес-процессы будут затронуты в процессе автоматизации, и каких подразделений коснутся изменения? Прежде чем приступать к выбору конкретного продукта, необходимо разработать концепцию, где будут четко прописаны взаимосвязи между всеми элементами информационной системы.

Определение требований

На данном этапе организация формирует список критериев, по которому на этапе выбора будут оценивать ПО. Задачи и требования обсуждают с IT-специалистами: именно они помогут выбрать достойный вариант, совместимый с уже используемыми системами.

Выбор и согласование

Следующий шаг – организация тендера или выбор программного продукта путем обсуждения. Предложенные альтернативы оцениваются по таким характеристикам, как стоимость, функционал и технические параметры. При подсчете расходов на внедрение важно не забывать про настройку, обновления, доработки и техническую поддержку – эти услуги могут стоить дороже, чем сам HR-комплекс.

Внедрение

За подготовительным этапом следует автоматизация системы управления персоналом. Новый продукт внедряется или интегрируется с ранее установленным ПО, осуществляется перенос или ввод данных.

Подготовка пользователей

Максимальную пользу от продукта можно извлечь лишь в том случае, если сотрудники компании прошли предварительное обучение. Если внедрение осуществляет представитель сторонней компании-интегратора, он должен постоянно находиться на связи: после запуска вопросы у пользователей будут возникать еще долго.

Тестирование

Предварительная «обкатка» необходима для того, чтобы выявить и зафиксировать возможные ошибки. На этом этапе проверяют, работают ли все опции так, как это было оговорено, быстро ли решаются проблемы, и виден ли эффект. После доработки системы ее делают доступной для всего круга заинтересованных лиц.

Как компании обеспечить успешное внедрение HRM? Для этого понадобятся:

• детальный анализ актуальных задач;
• централизация управления изменениями на всех этапах запуска;
• оценка готовности коллектива к внедрению сервиса;
• организация взаимодействия между всеми участниками проекта;
• готовность к дополнительным расходам на обучение и сопровождение.

Важно понимать, что прежние, пусть и рабочие методики, изжили себя и мешают компании идти в ногу со временем. Несмотря на то, что запуск программного комплекса будет отнимать на старте силы и время, в дальнейшем инновации позволят повысить продуктивность работников, что, в свою очередь, положительно отразится на прибыли организации.

Современным компаниям сложно обойтись без такого мероприятия как автоматизация процессов управления персоналом. Если предприятию  нерентабельно внедрять полнофункциональные HRM-комплексы, достаточно выбрать продукты для решения определенных задач. В области рекрутинга таким решением может стать Jobers – сервис автоматизированной публикации вакансий, благодаря которому сотрудники кадровых служб могут одновременно размещать объявления на десятках сайтов и обрабатывать все отклики в одном интерфейсе.